Historique des biens, réseau, flair du bon emplacement : un savoir local qui ne se documente pas.
Promoteurs, foncières et administrateurs de biens, de 10 à 400 personnes.
Les mandats sont signés, les carnets d'entretien existent, les procès-verbaux sont archivés. Ce qui part, c'est l'histoire technique et humaine de chaque immeuble, et elle n'est dans aucun de ces documents.
Technique
Un ravalement fait en 2022, des infiltrations qui persistent au joint de dilatation d'un bâtiment depuis, une déclaration de dommages-ouvrage restée sans suite. Le carnet dit qu'il y a eu ravalement. Il ne dit ni le reste ni la suite à donner.
Politique
Un conseil syndical opposé à toute hausse de charges parce que les copropriétaires sont âgés et modestes, qu'il faut aborder la rénovation énergétique par un étalement pluriannuel sous peine de rejet. Le gestionnaire le sait. Son remplaçant présente le dossier de face et le perd.
Volume
Un gestionnaire suit en moyenne près de 1 400 lots répartis sur une quarantaine d'immeubles. Aucun outil ne contient ce qu'il sait de chacun. Sa tête est le vrai carnet d'entretien du portefeuille.
63 %
Des gestionnaires de copropriété ont eu au moins deux employeurs en cinq ans. Chaque changement emporte la mémoire d'un portefeuille entier.
Baromètre ANGC
Ces trois pertes ne coûtent ni la même chose ni au même moment. Voici comment les classer.
Ce tableau se remplit en une réunion. Vous en sortez avec la liste de ce qui disparaîtrait au prochain départ, dans l'ordre où il faut le traiter. Il vous appartient, même si nous n'allons pas plus loin ensemble.
| Critère | Porté par | Documenté | Coût si la personne part |
|---|---|---|---|
| Historique technique de chaque immeuble | Un gestionnaire par portefeuille | Dossiers partiels | Travaux refaits, sinistres évitables |
| Relations avec les collectivités et les riverains | Le directeur de programmes | Non | Recours contre le permis |
| Marges réelles par typologie d'opération | Deux personnes | Bilans, sans les hypothèses | Opérations lancées à perte |
Historique technique de chaque immeuble
Relations avec les collectivités et les riverains
Marges réelles par typologie d'opération
Les entretiens sont menés par quelqu'un qui a géré des copropriétés. C'est ce qui permet de relancer sur un arbitrage qu'un gestionnaire juge trop évident pour l'expliquer, et de comprendre la mécanique d'une assemblée.
Avant
Nous listons avec vous les personnes à interroger et les sujets à écarter : les données personnelles des locataires et copropriétaires, les impayés et situations individuelles, ce que la personne refuse de voir figurer. Vous validez ce périmètre avant le premier entretien.
Pendant
Dans le bureau de la personne, dossier par dossier plutôt qu'en réunion générale, sur plusieurs séances. La personne montre autant qu'elle explique, et l'expert relance sur ce qu'elle a sauté parce que cela lui paraissait évident.
Ensuite
Vos carnets d'entretien et vos procès-verbaux d'assemblée existent déjà, mais personne ne sait lequel s'applique à quel cas. Ils sont rattachés aux explications qui leur donnent leur sens, au lieu de rester rangés à côté.
À la fin
Rien n'est mis à disposition de vos équipes sans son accord. C'est la condition pour qu'elle parle librement pendant les entretiens, et c'est ce qui sépare un recueil d'un contrôle.
Une fois les entretiens terminés, voici ce qu'un gestionnaire qui reprend le portefeuille a devant lui.
Le patrimoine, c'est l'outil interne qui contient leurs réponses et vos documents d'immeuble, et que vos gestionnaires interrogent en français.
Historique des travaux et sinistres des Glycines, et sensibilités du conseil syndical ?
Voix du gestionnaire sortant
Ravalement complet en 2022 ; infiltrations persistantes au joint de dilatation du bâtiment C depuis octobre 2024 , déclaration dommages-ouvrage restée sans suite. Le président du conseil syndical est opposé à toute hausse de charges : aborder la rénovation énergétique par l'étalement en plan pluriannuel de travaux .
Sources
Interface illustrative
Ce qu'on peut lui demander
Elles portent sur les immeubles et les décisions techniques, jamais sur la situation d'un copropriétaire.
L'historique technique d'un immeuble engage sur dix ans et sert directement en cas de sinistre. Les données de copropriété, elles, relèvent du RGPD dès qu'elles nomment quelqu'un : elles restent hors du périmètre.
Recueilli et consultable
Exclu, sans exception
Le cadre juridique
L'historique technique d'un immeuble engage sur dix ans et sert directement en cas de sinistre. Les données de copropriété, elles, appartiennent au syndicat des copropriétaires et relèvent du RGPD dès qu'elles nomment quelqu'un. Le recueil documente les décisions techniques et le contexte des opérations, pas les situations individuelles des occupants.
Si un départ est acté, ouvrez la situation qui correspond. Si vous cherchez d'abord à voir où sont vos dépendances, commencez par la cartographie.
Métier voisinCollectivités & Administration publiqueMêmes réseaux enterrés, mêmes engagements pris en réunion publique et jamais actés.
Métier voisinBTP & ConstructionL'histoire technique d'un bâtiment se perd des deux côtés : chez celui qui l'a construit et chez celui qui le gère.