Levier 01
Recueillir en intensif, pendant le préavis
Le recueil se cale sur les semaines restantes : sessions rapprochées, savoirs critiques d'abord. L'objectif est simple : recueillir un maximum tant que la personne est là.
← Modifier ma situationVotre dossier
Un collaborateur clé s'en va. Son savoir peut rester.
Un collaborateur clé part à la retraite ou ailleurs, et des décennies de savoir s'apprêtent à sortir avec lui.
Votre situation
Un préavis n'est pas une passation.
La lettre est posée, la date est connue, et tout le monde suppose que les semaines qui restent suffiront. Elles suffisent pour les dossiers. Elles ne suffisent pas pour ce qui n'a jamais été écrit.
Trente ans de savoir partent en quelques semaines : la mémoire des clients, les gestes qui ne sont écrits nulle part, les raisons des choix techniques. Son successeur héritera des dossiers, pas des raisons. Il paiera en erreurs ce qui n'aura pas été transmis.
Trois questions à vous poser avant la fin du préavis.
Si vous répondez oui à l'une d'elles, le savoir de cette personne n'est pas dans vos dossiers. Le préavis est la dernière occasion de le lui demander.
- 01
Tout le monde sait qui aller voir
Quand un sujet bloque, une seule porte s'ouvre. C'est confortable aujourd'hui. C'est le problème dans six mois.
- 02
Son successeur arrivera sans l'essentiel
Il héritera des dossiers et des accès. Pas des vingt ans d'exceptions, de clients particuliers et de pannes déjà résolues.
- 03
Les semaines utiles sont rares
Entre la passation logistique, les congés restants et les urgences du quotidien, le temps réellement disponible pour transmettre fond vite.
- 04
Vous ne saurez ce qui manquait qu'après
Les questions arrivent trois mois plus tard, quand plus personne ne peut y répondre. C'est à ce moment qu'on mesure ce qui est parti.
Reconnaître la situation ne suffit pas à décider. Voici ce qu'elle coûte si rien n'est fait.
Ce que le poste vacant coûte pendant que le successeur tâtonne.
Le coût visible est le recrutement. Le coût réel est la période où quelqu'un réapprend ce que son prédécesseur savait, en se trompant.
90000€
Un poste de cadre vacant 5 mois : environ 90 000 € de valeur non produite.
Volta Executive, d'après APEC, DARES & Deloitte, 2024
Ce coût se réduit, à condition d'agir pendant que la personne est encore là.
Ce que nous faisons dans une fenêtre courte.
On ne cherche pas à tout recueillir. On recueille d'abord ce que le successeur demandera dans ses premières semaines, puis ce dont la perte coûte le plus cher.
Levier 02
Équiper le successeur dès l'arrivée
Le successeur consulte le patrimoine dès son premier jour : chez vous, à son rythme, sans dépendre de la disponibilité de quiconque.
Comment la mission se déroule dans votre cas.
Chez vous, elle se cale sur le préavis : le recueil commence par ce que le successeur demandera en premier.
Temps 1
Recueillir
Un recueil intensif, cadencé sur le préavis : ce que le successeur demandera en premier, puis les exceptions, les clients, les précédents.
Temps 2
Structurer
La structuration suit les entretiens au fil de l'eau : chaque session est validée pendant que la personne est encore là pour relire.
Temps 3
Interroger
Au départ de la personne, le patrimoine est déjà interrogeable : le successeur questionne, les réponses citent ses mots exacts.
Ce que l'on nous demande dans cette situation.
La personne acceptera-t-elle ?
C'est une des conditions du dispositif : la personne consent, relit et garde la main. Dans les faits, transmettre proprement est souvent vécu comme une reconnaissance, pas comme une extraction.
Et si le départ est dans trois mois ?
Le dispositif se cadence sur votre fenêtre : l'essentiel d'abord, le reste ensuite. Plus tôt nous commençons, plus le recueil est serein. Parlons-en cette semaine.
Peut-on faire cela en interne, avec la RH ?
Vous pouvez documenter les procédures en interne. Le savoir (les raisons, les exceptions, les précédents) demande un tiers entraîné, que la personne ne cherche ni à impressionner ni à ménager.
Que se passe-t-il si la personne part avant la fin du recueil ?
Ce qui a été recueilli reste acquis et exploitable : chaque séance produit de la matière validée, il n'y a pas de tout ou rien. Nous vous disons alors précisément quelles zones n'ont pas été couvertes, pour que vous sachiez où vous êtes exposé.
Ce que nous ferions
Le savoir de votre partant, recueilli avant la date : son successeur hérite des raisons, pas seulement des dossiers.
Le périmètre porte sur une personne : dirigeant, fondateur ou détenteur d'un savoir critique.
Le dispositif fonctionne avec des crédits, consommés à trois moments : quand vos documents sont ingérés, quand un entretien est mené, et quand vos équipes interrogent le cerveau. Le stock mensuel s'estime au premier rendez-vous, selon le nombre de personnes à interroger et d'utilisateurs. Pour situer l'enjeu : le départ non préparé d'une personne clé coûte jusqu'à 200 % de son salaire annuel (APEC & Deloitte, cités par Mercer, 2024).
Agir avant le départ
45 minutes · sans engagement · sous accord de confidentialité. La mission avance par tranches : vous décidez à chaque étape.
Après le départ
Ce dispositif est pensé pour la fenêtre : un recueil intensif tant que la personne est là, un patrimoine complet et utilisable après. Si le poste évolue ensuite, un stock mensuel peut l'actualiser ; rien ne l'impose.
Pour aller plus loin, selon ce que vous cherchez.
Si vous voulez d'abord savoir ce qui se perd dans votre métier, allez voir votre secteur. Si vous voulez voir l'outil, la démonstration produit répondra plus vite qu'un rendez-vous.
- ProduitRéponses sourcéesChaque réponse cite le document et les mots exacts qui la fondent, donc elle se vérifie.
- MéthodeTransmettre à un successeurCe qui se passe une fois le recueil terminé, quand le successeur prend le poste.
Métier voisinIndustrieCe qui se perd quand un régleur ou un chef d'atelier part, et ce que ça coûte en rebuts.
Métier voisinJuridiqueCe qui se perd quand un associé s'en va, et pourquoi la clientèle le suit.