Dans une commune, les procédures locales et l'emplacement des réseaux sont connus d'une ou deux personnes et ne figurent dans aucun registre. Nous les interrogeons tant qu'elles sont là, nous rattachons vos délibérations à leurs réponses, et vos agents retrouvent ensuite l'information en posant leur question en français.
Communes, intercommunalités et syndicats, de 1 à 500 agents.
Les délibérations sont archivées, les comptes sont tenus, les plans sont au service technique. Ce qui part, c'est la façon de faire fonctionner tout cela, et elle n'est écrite nulle part.
Financement
Une subvention de trente pour cent validée mais bloquée dans l'attente du vote d'un fonds de concours, avec une délibération à transmettre avant le 31 décembre sous peine de caducité. Le montant est au budget. L'échéance et l'interlocuteur au bureau des dotations, non.
Réseaux
Une conduite posée sous le trottoir nord à un mètre soixante, pour éviter un réseau télécom non répertorié, avec une vanne d'arrêt d'urgence au droit d'un numéro précis. L'agent des réseaux le sait. Le cadastre ne le montre pas, et la pelle mécanique le découvre.
Engagements
Une subvention exceptionnelle et un créneau réservé le mercredi soir, promis oralement à une association un soir de 2024. Rien n'a été délibéré. L'association, elle, s'en souvient parfaitement, et la nouvelle équipe découvre l'engagement en le refusant.
Procédures
Quel registre consulter avant, quel tarif appliquer, quel acte signer et dans quel ordre. Ces gestes s'apprennent sur le tas et ne figurent dans aucun logiciel métier. Leur perte se compte en mois de blocage.
8 à 10 000
Départs en retraite de secrétaires généraux de mairie d'ici 2030, avec plus de 2 000 postes déjà vacants. Six sur dix ont dépassé cinquante ans.
Sénat, rapport d'information, 2023
Ces quatre pertes ne coûtent ni la même chose ni au même moment. Voici comment les classer.
Ce tableau se remplit en une réunion de direction. Vous en sortez avec la liste de ce qui disparaîtrait au prochain départ, dans l'ordre où il faut le traiter. Il vous appartient, même si nous n'allons pas plus loin ensemble.
| Critère | Porté par | Documenté | Coût si la personne part |
|---|---|---|---|
| Historique des dossiers d'aménagement | Le secrétaire de mairie ou le DGS | Délibérations, sans le contexte des arbitrages | Un projet reprend à zéro tous les six ans |
| Réseaux enterrés et leurs particularités | Les services techniques | Plans incomplets | Casse en travaux, interruption de service |
| Engagements pris auprès des habitants | Les élus sortants | Comptes rendus, sans le détail | Perte de confiance, conflits |
| Circuits de financement et interlocuteurs | Une personne | Non | Subventions non demandées ou caduques |
| Procédures locales apprises sur le tas | Le secrétariat | Non | Trois à six mois de blocage à chaque départ |
Historique des dossiers d'aménagement
Réseaux enterrés et leurs particularités
Engagements pris auprès des habitants
Circuits de financement et interlocuteurs
Procédures locales apprises sur le tas
Les entretiens sont menés par quelqu'un qui a travaillé en collectivité. C'est ce qui permet de relancer sur une procédure locale qu'une secrétaire générale juge trop évidente pour l'expliquer, et de savoir ce qui relève du document préparatoire.
Avant
Nous listons avec vous les personnes à interroger et les sujets à écarter : les données personnelles des administrés, les documents préparatoires non communicables, ce qui relève du secret des délibérations. Vous validez ce périmètre avant le premier entretien.
Pendant
Au poste de travail, dossiers ouverts plutôt qu'en salle du conseil, sur plusieurs séances. La personne montre autant qu'elle explique, et l'expert relance sur ce qu'elle a sauté parce que cela lui paraissait évident.
Ensuite
Vos délibérations et vos comptes rendus de réunion publique existent déjà, mais personne ne sait lequel s'applique à quel cas. Ils sont rattachés aux explications qui leur donnent leur sens, au lieu de rester rangés à côté.
À la fin
Rien n'est mis à disposition de vos équipes sans son accord. C'est la condition pour qu'elle parle librement pendant les entretiens, et c'est ce qui sépare un recueil d'un contrôle.
Une fois les entretiens terminés, voici ce qu'un agent qui prend le poste a devant lui.
Le patrimoine, c'est l'outil interne qui contient leurs réponses et vos délibérations, et que vos agents interrogent en français. Chaque réponse cite l'entretien ou le document dont elle vient. C'est ce qui permet de la vérifier au lieu de la croire sur parole.
Où se trouvent les vannes de sectorisation de la rue Saint-Jean, absentes du plan cadastral, et comment purger ce secteur ?
Voix de l'agent des réseaux
Deux vannes, jamais reportées au plan : l'une sous le trottoir face au nº12, sous une plaque non marquée , l'autre à l'angle du lavoir. Pour purger le secteur, fermer d'abord celle du lavoir , sinon le coup de bélier fragilise le branchement de l'école. La purge se fait par la bouche à clé du nº24.
Sources
Interface illustrative
Ce qu'on peut lui demander
Ce sont les questions qu'un agent pose pendant ses premières semaines, et pour lesquelles il n'a souvent plus personne à qui les poser.
Le Code du patrimoine rend les archives publiques inaliénables : le recueil ne les remplace pas, il les explique. Le périmètre suit les bornes de communicabilité fixées par le code des relations entre le public et l'administration, et il est arrêté avec vous au cadrage.
Recueilli et consultable
Exclu, sans exception
Le cadre juridique
Le Code du patrimoine rend les archives publiques inaliénables et imprescriptibles : un patrimoine de savoir ne les remplace pas, il les explique. Le code des relations entre le public et l'administration fixe par ailleurs ce qui est communicable et ce qui ne l'est pas, notamment les documents préparatoires et ce qui touche au secret de la vie privée. Nous appliquons ces bornes au périmètre, et l'hébergement se fait sur une infrastructure souveraine, en France.
Vingt-six ans dans la même mairie. Les délibérations étaient à jour, les archives classées, et pourtant personne d'autre ne savait dans quel ordre monter un dossier de subvention pour qu'il passe.
Six demi-journées d'entretien ont suffi à faire remonter les procédures locales, les interlocuteurs par service de l'État et l'historique des trois dossiers d'aménagement en cours. Les délibérations existantes ont été rattachées à ces explications plutôt que rangées à côté.
L'agent recruté six mois plus tard a pris son poste sans période de recouvrement. La question qu'il pose le plus souvent porte sur les échéances de dépôt des demandes de dotation.
Cas reconstitué à partir de nos entretiens de cadrage en collectivité. Ce n'est pas une mission client : nous n'en avons pas encore à citer, et nous préférons le dire.
Une secrétaire de mairie, un cadre de direction, une équipe municipale renouvelée ou une compétence transférée : ce ne sont pas les mêmes urgences. Ouvrez celle qui correspond.
Métier voisinImmobilierMêmes réseaux enterrés et même histoire technique de bâtiment qui n'existe que dans une tête.
Métier voisinAssociations & ESSVos partenaires associatifs affrontent la même perte, avec les mêmes financements pluriannuels en jeu.