Levier 01
Recueillir dès l'annonce
Avant le départ quand c'est possible, en priorité absolue quand ça ne l'est pas : chaque semaine compte, et les dossiers à échéance passent d'abord.
← Modifier ma situationVotre dossier
Votre direction change de mains. Les dossiers doivent suivre.
DGS, DST : un cadre de direction part, muté, déchargé de ses fonctions ou appelé ailleurs. La mémoire des grands dossiers du mandat part avec lui.
Votre collectivité
Un cadre de direction part, et les dossiers avec lui.
Les délibérations restent, les comptes rendus aussi. Ce qui part, c'est l'historique des arbitrages, les interlocuteurs par service de l'État et les échéances qui ne figurent sur aucun calendrier.
Un directeur général des services porte la mémoire des arbitrages budgétaires, des négociations avec les services de l'État, des contentieux en cours et des engagements pris. Son départ est souvent rapide, parfois brutal ; la passation, quand elle a lieu, se résume à quelques réunions. Le successeur apprend sur le tas, au prix d'erreurs que la collectivité paie.
Trois questions à poser avant son départ.
Si la réponse n'est pas dans une délibération, elle n'existe que dans sa mémoire.
- 01
La passation n'a pas toujours lieu
Décharge de fonctions, mutation rapide, tensions : le prédécesseur n'est pas toujours là, ni disposé, pour transmettre.
- 02
Des dossiers colossaux, sans historique écrit
Budget, marchés, urbanisme, personnel : le successeur reçoit les classeurs, rarement les raisons, jamais les négociations.
- 03
L'exposition est immédiate
Premier budget, premier conseil, premier contrôle : les échéances n'attendent pas que la mémoire se reconstitue.
- 04
Les engagements pris ne sont pas tous écrits
Un accord de principe avec un financeur, une promesse faite à une association : ces engagements tiennent la collectivité et ne figurent dans aucun dossier.
- 05
Le successeur arrive en pleine exécution
Il ne prend pas ses fonctions au début d'un cycle mais au milieu de projets engagés, avec des échéances qui ne l'attendent pas.
Reconnaître le départ ne suffit pas à s'y préparer. Voici ce qu'il coûte si rien n'est fait.
Ce que coûte une subvention qui devient caduque.
Un dossier non déposé dans les délais représente couramment un tiers du budget d'un projet, et cela ne se rattrape pas à l'exercice suivant.
1.5×
Une vacance de poste d'encadrement coûte à la collectivité l'équivalent d'une fois et demie le salaire annuel du poste.
Bureau des Talents, 2025
Ce coût se réduit en traitant d'abord les dossiers dont l'échéance tombe pendant la vacance de poste.
Ce que nous faisons avec une direction générale.
On recueille l'historique des dossiers en cours et les circuits de financement, en priorité sur ce qui a une échéance.
Levier 02
Faire parler les dossiers du mandat
Notes d'arbitrage, comptes rendus, courriels structurants : la matière du mandat est reliée et expliquée, dossier par dossier.
Levier 03
Attacher la mémoire à la collectivité
Elle appartient à la collectivité, pas au cadre : elle reste en place quelle que soit la suite de sa carrière.
Comment la mission se déroule dans votre cas.
Chez vous, elle priorise les dossiers à échéance : subventions, marchés en cours, contentieux, puis l'historique du mandat.
Temps 1
Recueillir
Un recueil priorisé sur les échéances : subventions, marchés en cours, contentieux, puis l'historique du mandat.
Temps 2
Structurer
Chaque dossier structuré avec ses raisons et ses pièces : de quoi soutenir un contrôle comme une passation.
Temps 3
Interroger
La direction suivante interroge la mémoire dès sa prise de poste : les enjeux se maîtrisent en heures, pas en mois.
Ce que l'on nous demande dans cette situation.
Le prédécesseur est déjà parti.
Le patrimoine se construit alors sur l'existant : documents, courriels, comptes rendus, et les entretiens des agents qui restent. Incomplet vaut mieux que rien, et la cartographie initiale dit où porter l'effort.
Qui décide de ce qui entre au patrimoine ?
La collectivité. Chaque personne recueillie relit et valide ; les accès sont définis par vous, service par service. Rien ne s'y trouve qui n'ait été consenti.
Et si la réponse de l'outil est fausse ?
L'outil ne répond que sur la base des documents et des entretiens de votre patrimoine, et chaque réponse cite ses sources : la vérification humaine est immédiate. Sans source, pas de réponse.
Le marché public est-il un frein ?
Le dispositif entre dans les seuils de la procédure adaptée pour la plupart des collectivités. Nous fournissons les pièces nécessaires à la mise en concurrence.
Que devient le patrimoine en cas de changement de majorité ?
Il appartient à la collectivité, pas à l'équipe en place. C'est précisément ce qui le distingue d'une note de cabinet.
Ce que nous ferions
La mémoire de votre direction générale, dossier par dossier : la direction suivante maîtrise les enjeux en quelques heures de consultation.
Le périmètre porte sur une personne : dirigeant, fondateur ou détenteur d'un savoir critique.
Le dispositif fonctionne avec des crédits, consommés quand vos documents sont ingérés, quand un entretien est mené, et quand vos agents interrogent le cerveau. Le stock mensuel s'estime au premier rendez-vous, et il entre dans les seuils de la procédure adaptée. Pour situer l'enjeu : une seule vacance de poste d'encadrement coûte l'équivalent d'une fois et demie le salaire annuel du poste (Bureau des Talents, 2025).
Préserver la mémoire de ma collectivité
45 minutes · sans engagement · sous accord de confidentialité. La mission avance par tranches : vous décidez à chaque étape.
Après la passation
Le patrimoine livré couvre le mandat ; les premiers mois du successeur disent ce qui manque et le complètent. un stock mensuel peut ensuite consigner les nouveaux arbitrages ; l'actif reste complet sans lui.
Pour aller plus loin, selon ce que vous cherchez.
La page collectivités décrit ce qui se perd dans une commune. La cartographie dit où sont vos dépendances.
- ProduitCartographie et rechercheComment voir, dossier par dossier, ce qui ne tient qu'à une personne.
- MéthodeCartographier les savoirs critiquesMesurer les dépendances avant de décider par où commencer.
Métier voisinCollectivités & Administration publiqueLes circuits de financement, les engagements pris en réunion publique, les procédures locales.
Métier voisinAssociations & ESSVos partenaires associatifs affrontent la même perte sur les mêmes financements.