Levier 01
Recueillir pendant que le poste est occupé
La meilleure assurance contre la vacance qui viendra : la méthode locale se consigne quand l'agent est là, pas quand le poste est vide.
← Modifier ma situationVotre dossier
La mairie tient sur une personne. Sa mémoire doit tenir sans elle.
État civil, budget, paie, marchés, urbanisme : votre secrétaire général de mairie porte tout. Son départ, son absence ou une vacance prolongée arrête la commune.
Votre collectivité
La mairie tient sur une personne.
Elle connaît les procédures locales, les échéances de dotation, les usages qui font qu'un dossier passe. Dans une petite commune, elle est la continuité du service public à elle seule.
Le métier traverse une crise d'attractivité : les vacances de poste durent des mois, les remplaçants arrivent souvent de l'extérieur de la fonction publique, et le tuilage est rarement possible : quand le successeur arrive, le prédécesseur est déjà loin. Entre les deux, les affaires courantes s'accumulent sans historique.
Trois questions à poser pendant qu'elle est encore là.
Si personne d'autre ne sait répondre, l'arrivée d'un remplaçant se comptera en mois de blocage.
- 01
La mémoire tient sur des notes
Procédures locales, habitudes des administrés, échéances : tout est dans sa tête ou sur des notes que personne d'autre ne sait lire.
- 02
Le tuilage est devenu l'exception
Avec des vacances de poste qui durent des mois, le recouvrement entre l'ancien et le nouveau est rarement possible.
- 03
Le remplaçant découvre en marchant
Souvent contractuel, parfois sans expérience du secteur public, il apprend chaque procédure au moment où elle devient urgente.
- 04
Le poste est souvent partagé entre communes
La même personne tient plusieurs secrétariats. Son départ expose plusieurs communes à la fois, et aucune n'a de suppléant.
Reconnaître la dépendance ne suffit pas à la traiter. Voici ce que coûte une vacance de poste.
Ce que coûte un secrétariat vacant pendant six mois.
Les dossiers d'urbanisme s'accumulent, les demandes de dotation passent leur échéance, et les administrés attendent.
60%
60 % des secrétaires généraux de mairie ont plus de 50 ans, dont un quart plus de 58 ans.
Sénat, rapport d'information nº 676, 2023
Ce coût se réduit tant qu'elle est en poste, même si le départ n'est pas encore daté.
Ce que nous faisons dans une petite commune.
On recueille les procédures locales et les circuits de financement en priorité, parce que ce sont eux qui bloquent en premier à l'arrivée d'un remplaçant.
Levier 02
Équiper chaque remplaçant dès le premier jour
Contractuel ou titulaire, il trouve la méthode locale au même endroit : la continuité ne dépend plus d'une seule présence.
Comment la mission se déroule dans votre cas.
Chez vous, elle tient compte de la charge de l'agent : des sessions courtes, espacées, sur le temps de travail.
Temps 1
Recueillir
Des sessions courtes, espacées, sur le temps de travail : la charge de l'agent est la première contrainte respectée.
Temps 2
Structurer
Chaque procédure consignée avec ses pièges et ses échéances, validée par l'agent : la méthode locale, écrite comme elle se pratique.
Temps 3
Interroger
Le remplaçant interroge la mémoire du poste : comment on fait ici, dossier par dossier, avec les sources.
Ce que l'on nous demande dans cette situation.
Notre secrétaire général n'a pas le temps.
C'est précisément pour cela que le dispositif existe : quelques sessions courtes, préparées à partir de ses documents, remplacent les années d'explications répétées aux remplaçants successifs.
Une commune de notre taille peut-elle se le permettre ?
Le dispositif est jalonné et proportionné au périmètre : une commune rurale protège d'abord l'essentiel. La mutualisation entre communes voisines ou avec l'intercommunalité se cadre au premier rendez-vous.
Que devient le patrimoine si la commune fusionne ?
Il suit la commune : c'est un actif communal, transférable à la structure qui hérite de la compétence, comme les archives.
Ce que nous ferions
La méthode locale de votre secrétariat général, consignée et interrogeable : la continuité ne dépend plus d'une seule présence.
Le périmètre porte sur une personne : dirigeant, fondateur ou détenteur d'un savoir critique.
Le dispositif fonctionne avec des crédits, consommés quand vos documents sont ingérés, quand un entretien est mené, et quand vos agents interrogent le cerveau. Le stock mensuel s'estime au premier rendez-vous, et il entre dans les seuils de la procédure adaptée. Pour situer l'enjeu : une seule vacance de poste d'encadrement coûte l'équivalent d'une fois et demie le salaire annuel du poste (Bureau des Talents, 2025).
Préserver la mémoire de ma collectivité
45 minutes · sans engagement · sous accord de confidentialité. La mission avance par tranches : vous décidez à chaque étape.
Ensuite, le poste garde sa mémoire
Chaque évolution réglementaire ou changement de pratique se consigne au fil de l'eau avec un stock mensuel : le patrimoine reste le reflet du poste. Sans l'abonnement, l'actif livré reste complet et utilisable.
Pour aller plus loin, selon ce que vous cherchez.
La page collectivités donne les chiffres de la vague de départs. La méthode explique le déroulé.
- ProduitCampagnes de transmissionComment le patrimoine devient un parcours de prise de poste pour l'agent recruté.
- MéthodeTransmettre à un successeurCe qui se passe quand le remplaçant prend son poste sans recouvrement.
Métier voisinCollectivités & Administration publiqueHuit à dix mille départs de secrétaires généraux d'ici 2030, et ce qui part avec eux.
Métier voisinÉducation & FormationMême dépendance à une personne dans les petites structures publiques.